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      400-0570-898

      智能會議預約管理系統

      智能會議預約管理系統采用B/S 架構架構,在網絡傳輸技術方面采取的是TCP/IP先進網絡傳輸協議。系統組件架構主要由服務器、綜合顯示屏、會議室門口一體機、網絡控制器、液晶顯示屏,網絡交換機等組成。通過該系統可以讓企業用戶可以通過電腦查詢所有會議室使用情況,并能夠預約處于空閑狀態的會議室,同時郵件通知與會人員,將會議信息同步顯示到公共區域的綜合顯示屏和會議室門口的顯示屏上,也可以通過后臺查詢會議室的使用狀態,有利于提高會議室的使用效率,減少會議室沖突使用。

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      功能特點

      1、可對操作員進行增加、刪除、修改操作,可以靈活設定操作員的管理權限。

      2.可自定義會議室名稱,可以修改,新增,啟用/停用會議室,不需要的會議室可以考慮停用或修改,可以設定會議室的使用時段??梢栽O定會議室的使用權限,讓只有擁有權限的用戶才可以預定這個會議室的會議。

      3.可對企業的工作部門進行增加、刪除和修改操作, 企業內部各部門按樹狀列表顯示。

      4.具有預約權限的操作員可以預訂新的會議

      5.可以查詢會議室的預定信息、并以列表的方式直觀展示出來。

      6.系統支持通過 E-mail、手機短信等方式,對參會人員進行會議信息通知及提醒的功能??蓪ο到y操作日志進行管理,查詢所選時間段內的操作日志;記錄系統服務的操作日志,會議狀態、預約狀態的操作和變化信息等

      7.當沒有會議召開時可以顯示其他內容,如:天氣預報、多媒體視頻、新聞資訊等。

      8.會議顯示屏版面可以個性化設計,元素豐富,滿足不同風格的需求。


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      終端顯示內容

      會議室預約管理系統支持接入多媒體信息發布系統,在會議室門口屏或綜合屏上,除了顯示會議室預約信息,同時時能對會議屏進行分區顯示,顯示視頻、圖片、文字、時間、天氣等多媒體數據格式。同時能能各個會議屏進行設備控制管理,如音量控制、開關控制、截圖、狀態顯示、素材管理等功能。

      • 會議室空閑狀態

        當會議室空閑,且離下一個預約會議開始的時長超過20分鐘時,顯示暫無會議狀態,背景用綠色表示,可以在終端完成臨時預定,其中超過35分鐘時可以臨時預定30分鐘和15分鐘,不到35分鐘超過20分鐘時只能完成15分鐘的臨時預定。

      • 會議即將開始

        當會議室空閑,且離下一個預約會議開始的時長少于20分鐘時,顯示下一個會議的信息,背景用黃色表示,此時開始支持預定人提前或者延后簽到。但是超過預定開始時間15分鐘未簽到,則自動取消此次預定,釋放會議室資源。簽到成功后,則進入會議中的狀態。

      • 會議中狀態

        會議預定者簽到后會議室進入會議中狀態,背景用紅色表示,也可以根據會議的實際情況延長,或者提前結束會議。其中距離下一個會議開始時間超過20分鐘時,才能做15分鐘的會議延長。

      方案價值

      由于目前許多大中型企業手工化管理會議室,各樓層的會議室空閑,預約情況不能及時得知。為降低使用會議室所需的人力成本、提高召開會議的效率、提供系統化的會議過程管理,廣州南翼信息科技有限公司特研發了這套“智能會議預約管理系統”。該系統簡化了會議室管理,靈活調度手段可以及時進行會議室預定,并且可以郵件或短信通知與會者確認。通過PC端網站或終端設備即可隨時了解每個會議室的當前狀態和預約情況,提高了會議室的使用率,節省會議組織者的時間。 為符合現代信息化的考慮,在辦公樓的底樓進出大廳設置一套智能會議預約管理系統,用于顯示每個會議室的使用情況和正在召開會議的主題。每個會議室外面的走廊區域、休息區域設置顯示該會議的會議內容,參與人員等信息。該系統也可以對接信息發布系統,顯示各種集團內和公共的通知/通告,各種社會公共信息(如天氣預報、新聞等公共信息)、會議通知、會議排列情況、會議室使用情況及會議主題等信息。同時還可以以圖片、視頻、Flash 等形式顯示各種其它信息。

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